Centrala inköp ett sätt att spara medlemspengar eller kasta dem i sjön?

På Svenska kyrkans så kallade intranät finns det som benämns ”Samverkande inköp”. Det låter kanske som en god idé att man samverkar kring inköp för att pressa priser på diverse utvalda produkter. Man säger själv på hemsidan att: ”Här har vi samlat de leverantörer som Svenska kyrkan har avtal med. Genom att beställa från dem spar du tid och pengar”.

Kanske är det så att man sparar tid genom att inte tänka efter eller genom att underlåta att kontrollera fakta men pengar sparar man sannerligen inte. Under de senaste 20 åren har jag vid ett flertal tillfällen varit inblandad i inköp av allehanda tjänster och produkter. Eftersom vår församling är en relativt stor enhet, med runt 100 anställda, så är det givetvis viktigt att förutom funktion tänka på prisbilden när det kommer till en sådan sak som exempelvis telefonabonnemang. Eftersom vi bor ”på landet” kommer i stort sett bara två aktörer i fråga när det gäller att välja leverantör. De två stora telefonoperatörerna Telia och Tele2 har jämförts vid samtliga tillfällen. Med Telia har Svenska kyrkan ett så kallat ramavtal där ena avtalsparten är Trossamfundet Svenska kyrkan, det vill säga Kyrkokansliet i Uppsala, som har rätt att teckna de här avtalen. Tanken är sedan att församlingarna ska kunna avropa avtalet och därmed få ett billigare pris och bättre villkor än vad man annars kan förhandla sig till som privatperson eller som en liten oansenlig församling.

Problemet är bara att det inte går att undvika många av de här avtalen även om man skulle vilja. Man har nämligen i flera av avtalen lyckats få in följande formulering ”Genom att ange korrekt organisationsnummer ansluts kontot till Svenska kyrkans avtalsvillkor, och rätt pris kommer per automatik när du gör en beställning.” Det betyder att när man försöker förhandla priset med säljaren så går inte det. I fallet med Telia är de helt uppenbart dyrare än Tele2 och varken funktion eller mobiltäckning går att hävda bättre kvalitet. Åtminstone inte hos oss som bor ”på landet.” I vårt fall handlar det om ungefär en hundralapp per abonnemang och månad!! En ansenlig summa när det handlar om runt 100 abonnemang.

Eftersom vi också driver en friskola, Lindgårdsskolan, där alla elever i år 7 får låna en bärbar dator så köper vi även in sådana inför varje hösttermin. När vi bad om en offert på 50 stycken HP-datorer (som Svenska kyrkan inte har avtal med längre enligt hemsidan) så fick vi till svar att eftersom vi var en församling så kostade en bärbar dator 8 500 kr (enligt de specifikationer vi angav). Jag hävdade att vi inte ville avropa avtalet men se det gick de inte med på. Man hade knappat in vårt organisationsnummer och sedan var det stopp för vidare förhandling. Eftersom jag hade gjort en enkel prisjämförelse (genom en snabb googling) så visste jag att motsvarande dator kostade 8 000 kr från hyllan på Dustin. Jag kunde alltså som privatperson köpa samma dator, eller snarare 50 datorer, billigare än om jag utnyttjade det ”förhandlade priset”. Självklart förhandlade vi priset med säljaren, som till slut blev en helt annan, och fick ned priset ytterligare.

Det tog säkert ett par timmar i anspråk men det var sannerligen värt de 25 000 kr vi sparade.

På sidan ”Samverkande inköp” finns uträkningar att församlingar sparar massor med pengar genom att utnyttja avtalen. Hur man har räknat fram vad man tjänar är en gåta. Man har ingenting att jämföra med och mina jämförelser får ett annat resultat.

På det här sättet kan man fortsätta och det som är slående är att de rabatter som erbjuds inte är bättre än dem man kan förhandla själv. Volkswagen-avtalet som ska ge 13% rabatt (grovt förenklat) är inte bättre än de rabatter som vi har förhandlat med andra tillverkare, som dessutom har ett lägre utgångspris.

Det är inte någon fördel för oss som församling att det förhandlas rabatter och avtal centralt. Det är snarare en nackdel enligt min mycket begränsade studie. Den som gör inköp i en församling utan att ta reda på vad man får betala och bara avropar ett centralt avtal begår tjänstefel och slarvar bort medlemmarnas pengar. Medlemsavgiften, som för många församlingar är den enda intäkten, får inte slarvas bort. Den ligger till grund för att vi ska kunna utföra den grundläggande uppgiften. Den finansierar även de personer som gör centrala avtal vilket man tycks glömma bort i ivern att ”spara” pengar. Att man dessutom inte kan undvika avtalen, som i många fall är styrda på organisationsnummer, är djupt problematiskt.

Jag skulle önska att vi kunde sluta kasta medlemmarnas pengar i sjön och i stället använda dem så att vi kan utföra den grundläggande uppgiften på bästa och ekonomiskt mest fördelaktiga sätt, även om det innebär att en del av oss får ägna en timme då och då till att jämföra priser och avtal.

För det tycks inte vara som Lars Johnsson säger att: ”Därför blir fördelningen av olika konkreta uppgifter som till exempel administration, i många fall en fråga om lämplighet, det vill säga primärt en ordningsfråga och inte en kyrkosynsfråga.” (KyT 12/5, nätupplagan 4/5 – min kursivering). Det kan väl inte anses att kyrkokansliet är den mest lämpade enheten och inte heller att centrala avtal är lösningen om det är så här dyrt?

Lars Frisk, präst
Västanfors Västervåla församling