Syftet med servicebyråer är att minska sårbarheten i församlingarnas organisation, effektivisera administrationen och säkerställa kvaliteten. I dag finns någon form av servicebyrå i alla stift. I vissa fall sköts byrån från stiftskansliet, ett specifikt pastorat eller en församling. I andra fall finns personalen i en extern kontorslokal.
Framför allt är det tjänster inom löneadministration och ekonomi som byråerna erbjuder. En del byråer hjälper även till med HR- och fastighetstjänster och fyra stycken erbjuder begravningsadministration.
I Umeå pastorat startade en servicebyrå redan år 2000. Luleå stift tog över ansvaret 2014 och i dag tillhandahåller byrån tjänster för församlingar både i Luleå och Härnösands stift.
– De gånger vi går in i en ekonomisk enhet är situationen ofta utsatt för en ensam kamrer. De ska sköta daglig bokföring, kanske fastighetsfrågor, bokslut och gärna rapporter till förtroendevalda. Det kan vara svårt att hinna med och vara uppdaterad på alla områden, säger Kristina Peterson, chef för servicebyrån i Luleå stift.
Kristna Peterson menar att en viktig fördel med att anlita servicebyrån är att församlingen blir mindre sårbar.
– Att sitta och arbeta ensam kan ge sämre lösningar än optimalt. Det kräver att kamreren alltid jobbar när lönen ska göras. Oftast blir det även billigare att anknyta sig till oss. En anställd kostar mer än lön. Man har kostnader för rekrytering, vidareutbildning, arbetsplats, hårdvara och mjukvara, säger Kristina Peterson.
19 av 33 församlingar och pastorat i Luleå stift och två i Härnösands stift är i dag anslutna till servicebyrån. Hittills har det varit när anställda pensioneras eller slutar som församlingarna valt att anlita byrån, i stället för att anställa ny personal.
– Om det någonsin blir så att vi skulle ha alla församlingar och pastorat i stiftet som kunder i servicebyrån, så skulle det sannolikt ta många år innan det blir verklighet, om inte ekonomin tvingar fram en snabbare utveckling, säger Kristina Peterson.
Det är ändå ett effektivitetprojekt som ska göras, för att pengarna ska användas så klokt som möjligt.
- Åsa Appelgren, ekonom Karlstads stift
Skellefteå pastorat har valt att inte ansluta sig till stiftets servicebyrå. Lars Elveros, pastoratets ekonomichef, berättar att han gjorde en prisjämförelse för några år sedan när dåvarande löneadministratör gick i pension.
– Som exempel är servicebyrån momspliktig och vi hade därför fått betala 1 250 kronor för en faktura på 1 000 kronor. Eftersom vi är ett så pass stort pastorat med fem församlingar hade det blivit dyrare. Men för mindre enheter som har svårt att rekrytera kan det vara en bra lösning, säger han.
Karlstads stifts servicebyrå statade för tre år sedan och har redan sju församlingar som kunder. Den minsta anslutna församlingen har sju anställda och den största har 60.
– Löne- och ekonomitjänster köper alla och en del köper även rådgivning och HR-tjänster. Men de större enheterna har ändå kvar en person på plats, en controller, och det är bra för oss att ha en sådan samarbetspartner, säger Åsa Appelgren, ekonom vid servicebyrån.
Lönetjänsterna köper Karlstad stifts servicebyrå i sin tur av Göteborgs stifts byrå med kontor i Uddevalla.
– Det var en bra lösning att använda oss av när vi startade, i stället för att bygga upp nytt och eget. De har lång erfarenhet på lönesidan och den tjänsten fungerar bra att göra på distans med dagens teknik.
Även Åsa Appelgren ser den minskade sårbarheten och kvalitetssäkringen som de största fördelarna med att anlita servicebyrån.
– Det är ändå ett effektivitetprojekt som ska göras, för att pengarna ska användas så klokt som möjligt. Hur det kommer att bli i framtiden är svårt att sia om, men kanske runt 15 enheter kan vara kunder på ett par års sikt, säger hon.
I Strängnäs stift finns den nyaste servicebyrån. Sedan starten förra året sköter personal i Nyköpings församling lön och ekonomi även åt fem andra församlingar i Nyköpings kontrakt. Men en övervägande del av enheterna i stiftet, 43 stycken, sköter fortfarande själva sin administration. En av dem är Södertälje pastorat.
– Vi är en sådan stor enhet att det eventuellt hade kunnat vara vi som haft hand om en byrå, vi sköter redan ekonomin även åt en annan församling och håller på att sätta ihop en verksamhet inom fastighetssfären, där vi ska ha tjänster att sälja, säger kyrkoherde Ralph Sjöholm.
Framför allt är det pastoratets storlek som gör att det skulle bli dyrare att köpa in tjänsterna i stället för att ha egna anställda som utför arbetet, menar Ralph Sjöholm.
– Sedan är det också positivt att kunna behålla kompetensen på plats, att det finns en dörr att knacka på. Jag har tidigare arbetat i en mindre församling där man inte heller ville outsourca, eftersom man ville ha kvar sin personal.
Det finns dock tankar på att i framtiden lägga ut delar av löneadministrationen utanför pastoratet.
– Om nationell nivå vill gå mer åt att ha det på ett ställe. För grundarbetet med lönen skulle kunna skötas var som helst egentligen och vi skulle gärna vilja slippa skanna fakturor till exempel, säger Ralph Sjöholm.
