Så får ni så bra digitala möten som möjligt

I pandemins kölvatten har de digitala mötesformerna exploderat och många gläds åt att det flexibla arbetet är här för att stanna. Andra känner redan att de fått en överdos av planlösa diskussioner via skärm.

Som någon skämtade på sociala medier i anslutning till en bild av Joe Biden vid sitt nya skrivbord i Vita huset: ”President Biden signerar en order som förbjuder zoom-möten i frågor där det räcker att mejla”.

Oavsett vilken kategori man tillhör finns ett antal råd som gör det nya möteslivet enklare. Magnus Edin kan många av dem. Han arbetar på kyrkokansliet och projektleder utvecklingen av den digitala arbetsplatsen.

– Många arbetslag och grupper i kyrkan är spridda över stora geografiska områden. Där har digitaliseringen inneburit en ökad möjlighet att delta på möten man annars inte hunnit med.

Utmaningen ligger i att kunskapsnivån kan se väldigt olika ut.

– Kyrkan är stor, det finns de som är jätteduktiga och andra som behöver lära sig mycket nytt. Samtidigt har vi sett en imponerande omställning i församlingarna inom yrkesgrupper som fått göra nya saker som krävt snabb inhämtning av digital kompetens, säger Magnus Edin.

Kyrkokansliet har sedan restriktionerna infördes varit resurs för församlingar som önskat hjälp. Det har kunnat handla om tekniska lösningar för digitala möten, till exempel att komma åt Microsoft 365. Det har också rört behovet av att hålla koll på trafik och belastning så att servrar fungerar som de ska.

– Med det sagt har också intranätet varit en stor informationskälla som vi tillsammans uppdaterat med tips och utmaningar.

Vissa saker som vanligtvis sker i ett fysiskt möte fungerar inte digitalt. Det kan handla om att deltagare pratar i munnen på varandra eller att man har mer än ett samtal i gång i en grupp.

Skillnaden innebär både för- och nackdelar, beroende på målet med mötet.

– För rena arbetsmöten är det en fördel, tekniken innebär att möten som syftar till informationsdelning eller beslut där gruppen tar sig från punkt a till punkt b blir mer effektiva.

För möten som i första hand har en social funktion eller som ska vara kreativa och brainstormande är det en nackdel.

– Om samtalsfunktionen är viktig bör man lösa det genom metoder som tillåter parallella samtal, till exempel en chattfunktion.

Digitala möten kräver att samtalsledaren förberett sig väl.

Genom god förberedelse lägger man grunden till att alla får så bra förutsättningar som möjligt att vara aktiva deltagare, och att mötet därmed uppnår det syfte man tänkt sig – oavsett om det handlar om att fatta välgrundade beslut eller att gemensamt komma fram till en kreativ lösning.

Även som deltagare bör man tänka på att komma förberedd utifrån den information och dagordning man fått i förväg.

– En fördel med digitala möten är att deltagare håller tiden. Mitt råd är att man kommer ännu några minuter tidigare. Dels för att verifiera att tekniken fungerar. Dels för att vara lite social. Innan ett fysiskt möte hämtar vi kanske kaffe och går in i rummet en stund innan för att hinna småprata. Den aspekten är viktig och går att uppnå även i digitala sammanhang.

Ett digitalt möte förutsätter tydlig struktur. Det gäller i synnerhet starten. Säkerställ att alla kommit in i mötet.

Är det en ny möteskonstellation är det viktigt att mötesledaren eller gruppen tillsammans bestämmer hur man ska signalera för att begära ordet och hur man ställer frågor till varandra.

– Gå laget runt och låt alla presentera sig. Gör avstämningar längs vägen. Är mötet lite längre bör man planera in pauser redan från början så att alla vet om det och känner sig trygga med upplägget.

I ett digitalt möte är det lätt att missa viktiga delar i samtalet, sådant som handlar om kroppsspråk och om energinivån i rummet.

Särskilt svårt blir det att uppfatta signaler om enbart rösterna hörs. Som mötesledare behöver man vara vaksam.

– Se till att alla har videon på så att man ser varandra. Är det ett digitalt möte där några är fysiskt på plats på samma ställe är det viktigt att de alla syns tydligt i videon. Deltagandet ska vara likvärdigt oavsett om du är där fysiskt eller digitalt.

Som mötesledare behöver man vara ännu tydligare än annars i att leda och fördela ordet.

– Stanna upp och säkerställ att alla kommer till tals och hänger med och att ingen av mindre bra skäl smyger under radarn.

Följ de basala teknikråden: Ha telefonen på ljudlöst. Använd gärna en fristående mikrofon eller ett bra headset.

Placera skärmen så den inte står mot ett fönster eller mot en orolig bakgrund. Res dig inte och gå runt mer än vad som är nödvändigt, om du till exempel har ont i ryggen.

– I ett fysiskt möte sitter den som inte vill säga något helt enkelt tyst. I ett digitalt möte är det bra att stänga sin mikrofon så det inte kommer störande ljud från den egna omgivningen.

Dålig uppkoppling är inte ovanligt. Om det gäller dig som enskild deltagare bör du i första hand stänga av videon för att minska belastningen på nätet. Pröva att stänga av de funktioner som tar upp bandbredd.

Är det den som sänder som har dålig uppkoppling, kanske huvudtalaren i mötet, måste personen bli upplyst om det eftersom det inte alltid märks hos vederbörande.

– Man får felsöka, finns nätverkskabel i stället för trådlöst? Går inte det måste man ställa sig frågan om det är värt att fortsätta eller om mötet ska hållas vid ett senare tillfälle då man säkerställt att tekniken fungerar.

Text: Kristina Lindh