Örebro pastorat använde tidigare en egen beräkningsmodell av fördelningen av kostnaderna. Men enligt den nationella beräkningsmodellen har pastoratet fått bära en för stor del av de gemensamma kostnaderna under åren 2009–2018.
– Det fanns en felräkning i systemet. Kyrkogårdsförvaltningen hade betalat för lite till pastoratet för exempelvis it, löner, fastighetsfrågor och personal, säger Lisa Pettersson Härdne, kanslisamordnare i Örebro pastorat.
När felet upptäcktes tog Örebro pastorat hjälp av Sveriges kyrkogårds- och krematorieförbund, SKKF.
Förbundets expert, civilekonomen Staffan Yngvesson, gjorde då en utredning som rekommenderade att felet skulle justeras retroaktivt fem år. Det är den praxis som Kammarkollegiet följer.
Kyrkorådet beslutade i samråd med revisorerna och i enlighet med den nationella beräkningsmodellen att gå på den linjen i bokslutet. Totalt handlar det om omkring två miljoner kronor som pastoratet kan få tillbaka. Nu är det upp till Kammarkollegiet att bedöma och besluta om den korrigering som gjorts i bokslutet.
Att det blir fel är inte ovanligt, menar Staffan Yngvesson som tycker att fler enheter borde tänka på detta.
– Ett nyårslöfte mellan kyrkorådens ordförande och kyrkoherdarna runt om i landet kan vara att se över fördelningen.
Han menar att det handlar om trovärdigheten som myndighetsutövare.
– Regelverket är tydligt. Vilka vägar som finns för att det ska bli rätt är också ganska tydligt. Men sedan handlar det om att omsätta detta till verklighet hos var och en av huvudmännen, säger Staffan Yngvesson.
Det är framför allt två kostnader som kan slå riktigt fel: personalens arbetstid och kostnaderna för fastigheter.
Där gäller det att ha färska beräkningar och mätningar av hur mycket tid personalen lägger ner på de olika verksamheterna. Det gäller också mätningen av hur lokalerna nyttjas.
De gemensamma administrativa verktygen (Gas) ger nya metoder för att hålla beräkningarna aktuella och därmed minimera felen, påpekar han.
– Det går att redovisa inte bara arbetstiden utan också till vilken verksamhet arbetet har gått: exempelvis gravsättning, vård av kyrkliga inventarier, städning i kyrkor eller bårhus. Då blir den dagliga mätningen mer tillförlitlig och budgeten blir rätt.
– Församlingen ska inte ta pengar från den statliga verksamheten. Likaså ska inte församlingarna, med sjunkande medlemstal, finansiera begravningsverksamheten. Oavsett vem felet har drabbat är det lika fel.
Hur har enheterna upptäckt att det blivit fel?
– Det kan ha kommit in en ny kamrer eller revisor som sett siffrorna med nya ögon. Det kan vara en av länsstyrelsernas begravningsombud som upptäckt att något inte stämmer. Kyrkoherden kan ha anat oråd och vänt sig till oss. Ibland har det handlat om magkänslan, säger han.
Allt fler enheter anlitar stiftens servicebyråer. Men också i de fallen gäller det att församlingarnas fördelningsplan och underlag är korrekt.
– Om underlaget från församlingen inte är rätt, är det inte lätt för servicebyråerna att göra rätt.
Än så länge har inget fall misskötts så till den grad att det har blivit ett tillsynsärende hos länsstyrelsen.
Även om lagen är tydlig så handlar det alltid om en bedömning som aldrig kan bli helt rättvis.
– Det går inte att nå 100 procent. Men det är bättre att lägga vikt på de stora sakerna som personaltiden och de större kostnaderna, säger Staffan Yngvesson.
