Den 23 november utsattes Svenska kyrkans it-system för en så kallad cyberattack. Anställda på alla nivåer ombads att stänga av sina datorer och det kommer ta veckor innan allt är återställt.
Bokningssystem, löneutbetalningar, K-bok och andra centrala funktioner är just nu otillgängliga, vilket betyder utmaningar för församlingarna. I ett snöigt Nynäshamn, som ligger i Strängnäs stift, är det dock ett positivt arbetslag som Kyrkans Tidning möter.
– Vår grundläggande verksamhet är inte helt oberörd, men vi bedriver den ju på samma sätt med eller utan dator. Verksamhetsmässigt är vi oerhört väl rustade för den här typen av kris, konstaterar Marcus Sohl, kanslichef i Nynäshamns församling.
Lånade noter på biblioteket
Personalen som arbetar i verksamheten stämmer in. De nämner saker som har försvårats, till exempel att inte kunna skriva ut noter till adventskonserten eller material till barngrupperna, men berättar i samma mening hur de har löst det. En tur till biblioteket för att låna noter och justering i planering för barngrupperna. På det stora hela upplevs arbetet rulla på bra.
För administrationen har it-störningen dock satt större käppar i hjulen. Nu får fakturor och andra dokument läggas på hög. “Sjukt opraktisk” kallar Marcus Sohl situationen.
– När vi fått reda på att det skulle vara långvarigt satte vi som jobbar med administrationen oss ned och gick i igenom hur vi hanterar bokning, ekonomin och så vidare. Rätt snabbt fick vi grepp om vad vi behövde göra och hur vi ska lösa det.
Störst utmaning att vara utan bokningssystem
Den största utmaningen har varit att förlora programmet Aveny, där församlingen sköter sina bokningar. Efter att länge ha arbetat med att sätta rutinen att allt som sker i församlingen ska vara inlagt i det digitala verktyget, stod de nu utan.
Lösningen har varit att skapa en Excelfil och dela med varandra i Microsoft 365, ett system som är opåverkat av cyberattacken.
– Sedan vad det bara att uppmana alla att tänka efter. 25 hjärnor kommer ihåg det mesta. Vi ringde också runt till begravningsbyråer och kollade om det hade något inbokat hos oss. Mycket tycker jag har löst sig genom att vara lite lagom analog, säger Marcus Sohl.
Information kommer ut som vanligt
Advent och jul är besökstät för kyrkan och att få ut information om alla gudstjänster, konserter och basarer är centralt. Men i nuläget kan varken församlingarnas hemsida eller appen Kyrkguiden uppdateras.
I Nynäshamn har dock information som vanligt gått ut genom annons i lokaltidningen, i församlingstidningen och inlägg på Facebook. Församlingens målsättning är att medlemmarna ska märka av cyberattacken så lite som möjligt, helst inte alls.
– Mitt mål som kommunikatör är alltid att det ska vara en spridning. Av den här anledningen och för att människor hänger på olika ställen. Det är inte en katastrof att just hemsidan ligger ned, säger kommunikatör Jasmine Ström.
– Den första frågan jag ställde mig var hur jag skulle få ut affischer till advent och jul. Jag tittade på möjligheten att samarbeta med kommunen, använda deras skrivare och sedan betala dem. Det går ju att lösa.
Gammal skrivare räddade församlingen
Tillsammans med vaktmästaren hittade hon en gammal skrivare, som församlingen hade tänkt slänga men som vaktmästaren sparat i källaren. Den kunde kopplas in.
Marcus Sohl säger att församlingen har valt bort att köpa in någon ny elektronik, till exempel ny datorer, för tillfället.
Kanslichefen tror att anledningen till att administrationen, trots utmaningar, har kunnat ta cyberattacken med viss ro är att de är ett välfungerande arbetslag som hjälps åt.
– Vi, som alla andra, har pratat mycket om beredskap och här kom verkligen en beredskapsträning.
– Det allra viktigaste är inte att ha extra datorer eller batterier. Det är istället arbetsgruppens mognad, flexibilitet och kapacitet att ta hand om situationer som uppstår. För den här gången ser det ut så här, nästa gång ser det ut annorlunda ut.
