”Nu vågar vi ge varandra större mandat”

Strax utanför Halmstad ligger Söndrum-Vapnö församling. Det är en liten församling med både landsbygd och närhet till staden, med hög andel medlemmar. Margareta von Bothmer, kyrkorådets ordförande, säger att de är tacksamma att det bara var de två, Vapnö och Söndrum, som slogs ihop när det var dags för sammanslagningar.

– Det finns en styrka i det lilla och det nära. Då finns det också en transparens. Det här är en levande församling som man blir en del av. Det är verkligen mitt andra hem, det kan jag säga med övertygelse, säger hon.

Men det står inte stilla. Söndrum expanderar med nya bostadsområden, och sedan i mars finns här en ny kyrkoherde, May Heldal. Dessutom står församlingen inför ett jätteprojekt, där en ny församlingsgård ska byggas för många miljoner.

Petter Warnholtz är kyrkokamrer och kom till församlingen för fem år sedan. Han kan se hur det arbete som både tjänstemän och förtroendevalda har lagt ner på att jobba med kommunikation och förtroende i organisationen gör dem bättre förberedda på förändringar.

– Det var en rejäl vändning för fyra år sedan, inför budgetprocessen. Här var man van vid att dyka ner direkt i siffrorna och prata verksamhetskostnader, men jag menade att vi i stället skulle börja med att prata om vad vi ville åstadkomma och vad som var vårt uppdrag.

Dåvarande ordförande skickade ut ett mejl där det stod med stort typsnitt: ”Det här är ett helt nytt sätt att arbeta”, och gav i uppdrag till alla ledamöter att fundera på framtidsfrågorna och vilket uppdrag man ville lämna till personalen.

– Samtidigt började vi med ett mer involverande arbetssätt med personalen. Vi hade kickoff, pratade om ekonomiska förutsättningar, medlemsutveckling och de tankar och ambitioner som de förtroendevalda hade uttryckt.

Under ett senare möte mellan ledningsgruppen och delar av kyrkorådet stämde man sedan av om personalen hade uppfattat de förtroendevalda rätt – uppdraget ”kvitterades”, som Petter Warnholtz uttrycker det.

Återkoppling och kommunikation är viktigt för arbetet i Söndrum-Vapnö. Om de förtroendevalda litar på att deras idéer blir hörda, vågar man ge de anställda större mandat.

Men vägen dit har inte varit helt enkel. För fyra år sedan gjorde man om hela arbetsordningen för de förtroendevalda.

– Vi hade för många utskott och väldigt många sammanträden. Det kostade för mycket pengar, berättar Margareta von Bothmer.

För ett år sedan drog man ner ytterligare och gjorde en ny arbetsordning mitt under mandatperioden.

– Det är viktigt att hela kyrkorådet känner att man är delaktig i besluten. Då är det en nackdel att det är uppdelat på utskott hit och dit. Man ska känna som förtroendevald att det är vi som fattar beslut, säger Margareta von Bothmer.

– Man ska inte heller kunna skylla ifrån sig och säga att ”jag var inte delaktig”, utan alla tar ansvaret, säger vice ordförande Eva Karin Möllefors.

Församlingen fick också extern hjälp.

– Det var egentligen stiftet som bestämde att vi måste vara tydligare och mena det vi säger. Och vi var många som insåg att så hade det inte varit, vi hade haft inte den ärliga dialogen, berättar Eva Karin Möllefors.

Alla fick prata med en extern konsult, och samtalen mynnade ut i en nystart för kyrkorådet.

– Nu är vi alla präglade av vad vi sa, vad vi tänkte igenom och vad vi ville gå vidare med. Det har inte varit lätt, men vi har verkligen kavlat upp ärmarna, säger Eva Karin Möllefors.

– Det var skarpt läge. Det har varit en tuff resa, men nu har vi landat i en vilja att mötas, se varandra med goda ögon och jobba ihop. Och lämna nomineringsgrupp och prestige åt sidan, säger Margareta von Bothmer.

Eva Karin Möllefors är noga med att poängtera att det inte var något straff att göra genomlysningen.

– Tvärtom. Vi ska vara tacksamma för att vi hade en biskop som snabbt som ögat agerade när vi inte hade det bra. Några hoppade av kyrkorådet som en följd, men alla ställde upp och blev intervjuade. Det tycker jag är en fjäder i hatten för samtliga.

Kyrkoherde May Heldal håller med.

– Att se sina egna brister är enda sättet att komma vidare, att våga lägga fram det som skaver på bordet. Det är så jag vill verka, och därför jag fastnade för den här församlingen. Man jobbar aktivt för att ha en bra dialog, återkoppla och ha förtroende för varandra.

Utan den här resan hade man inte vågat satsa på det stora projekt församlingen nu står inför: en helt ny församlingsgård ska byggas för 68 miljoner kronor.

– Och nationellt talas det om svikande medlemssiffor! Hur vågar vi? Men det är ett bra exempel på hur vi angriper en uppgift på ett bra och annorlunda sätt nu, säger Petter Warnholtz.

Det gamla församlingshuset ska rivas och tre nya hus byggas. Den intilliggande Staffans­salen ska stå kvar, men mellan det gamla och nya ska ett 280 kvadratmeter stort inglasat rum byggas, ”Söndrumsbornas vardagsrum”, med inflytt 2023.

– Vi arbetar mer systematiskt, vi kan backa tillbaka och se på de beslut vi faktiskt har fattat om någon börjar svikta. Vi har en målbild om en levande församling och gör detta för att vi vill se en viss framtid, säger Petter Warnholtz.