”Prata mer och hoppas mindre”

Det finns två skäl till varför församlingar och pastorat hamnar i ekonomiska trångmål, säger Andreas Bolin, chef för Lunds stifts servicebyrå och ny ekonomichef i Karlskrona-Aspö pastorat.

– Kopplingen mellan intäkter och den verksamhet en församling bedriver är så otydlig. I alla andra branscher är kopplingen glasklar mellan varor och tjänster och de intäkter verksamheten genererar. Svenska kyrkan bedriver en massa bra verksamhet men kopplingen till medlemsavgifterna syns inte.

– Det andra skälet är att man hoppas för mycket, prognoserna är ofta lite för optimistiska i Svenska kyrkan. Under många år var jag auktoriserad revisor för ett antal församlingar och då såg jag att man alltid hoppades att medlemstappet skulle bli mindre än vad det nästan alltid blev. Man blundade för försämringar och sköt åtgärderna framför sig.

För att inte hamna i en situation där man måste vidta drastiska åtgärder för att anpassa sin kostym, måste kamreren i församlingen signalera till kyrkoherden. Förmågan att se de ekonomiska sammanhangen, dra slutsatser och göra analyser är den ekonomiskt ansvariges bord.

– En god dialog mellan kamreren och kyrkoherden är a och o. Och när kamreren signalerat, är det kyrkoherdens sak att med uppbackning av kamreren dra i bromsen och varningsflagga för kyrkorådet. Tillsammans måste man skapa en handlingsplan för att hamna rätt igen. Det är en tuff uppgift att gå in till kyrkorådet och föreslå att antalet tjänster ska minskas eller att man ska göra sig av med ett av två församlingshem, till exempel. För det är ju alltid någon som blir ledsen och arg över besluten.

Andreas Bolin efterlyser en person i varje stift som skulle lyssna och stötta kyrkoherdar i att hitta modet att ta tuffa ekonomiska beslut, att vara stark som operativ vd/kyrkoherde gentemot styrelsen/kyrkorådet. För om modet finns behövs inte så många digitala verktyg eller andra stöttningsmekanismer, säger han.

– Jag brukar likna det hela vid att man ska be om hjälp hos psykologen innan man börjar må dåligt.

Andreas Bolin tycker också att kamreren ska ta fram enkla förklaringar, det ska vara lätt att visa hur man bryter ner externa kostnader i delmål. Då kan kostnadsmedvetenheten bli större.

– Vi i kyrkan måste också fråga oss, behöver vi det här inköpet? Om man återkopplar till verksamheten och bryter ner besparingsmålen i delmål skapas kostnadsmedvetenhet.

Ett annat område som slukar mycket pengar är dåliga avtal. Om en församling inte har koll på sina avtal riskeras dyrbara automatiska förlängningar och indexregleringar.

– Behöver vi alla dessa avtal? Vi måste hålla koll och ständigt omförhandla för att inte betala mer än nödvändigt.

Lunds stift ska nu i januari inleda en översyn av Karlskrona-Aspö pastorat och den nedkörda ekonomin. Andreas Bolin vill helst inte prata om det som varit och det som han inte ansvarat för.

– Eftersom översynen ska göras och ansvarsförhållandet bakåt ska klargöras, kan jag helt och hållet ägna mig åt att försöka få ordning på läget, säger Andreas Bolin.

Nyligen blev det känt att fyra administrativa tjänster, en präst och en musiker sägs upp. Tre medarbetare har blivit erbjudna andra tjänster enligt turordningslistan, men fortfarande finns saker kvar att göra. 65 miljoner kronor i lån ska betalas tillbaka på 30 år, 45 miljoner av dessa handlar om renoveringen och förändringen av Fredrikskyrkan.

– Det finns inget annat alternativ än att Karlskrona-Aspö pastorat ska komma på fötter. Jag är trygg i det vi gör, men det kommer att göra ont. 2021 ska vi vara i balans igen.

En som också vet hur det kan bli är Solveig Ininbergs, stiftsdirektor i Uppsala. För fem år sedan kom det till stiftets kännedom att en församling inte hade pengar att betala ut löner. Läget var akut.

Vad hade hänt?

– Församlingen hade startat en mängd projekt som skulle finansieras av kyrkoantikvarisk ersättning, KAE, men man hade inte koll på att KAE även gröper ur den egna ekonomin. För på samma gång som KAE bidrar, måste även församlingen eller pastoratet stå för en stor del av finansieringen.

Solveig Ininbergs förklaring till hur det kan gå så långt som det faktiskt gjorde, är att KAE-processerna är långa. Ansökan, beviljande och genomförande kan sträcka sig över flera år.

– Stiftet gick in och tog en aktiv roll. Vi gav ett lån för att församlingen skulle kunna betala ut lönerna och så satte vi oss ner tillsammans och gick igenom de olika projekten. Vilka var nödvändiga och vilka kunde man dra sig ur? Församlingen övergav flera projekt och har vad jag vet än i dag inte åtgärdat allt som man önskade göra då. Det gick helt enkelt inte. Men lånet till stiftet betalades tillbaka.

Församlingen fick ordning på finanserna och kom på fötter efter två år.

Solveig Ininbergs tycker att det var bra att stiftens förvaltningstillsyn förtydligades genom ett kyrkomötesbeslut 2012.

Vart fjärde år genomförs förvaltningstillsyn inför prost- och biskopsvisitationerna i församlingar och pastorat i Uppsala stift.

– Varje församling har en årsredovisning och en revisor som påpekar eventuella brister som i sådana fall kommer till stiftets kännedom. Som så många gånger handlar det om kommunikation, att man talar med varandra och ber om hjälp när det inte fungerar.

Vilka församlingar löper större risk än andra att hamna på ekonomiskt obestånd?

– Det är enheter med låga intäkter, få kyrkotillhöriga och stora fasta kostnader, som personal och fastigheter. Lokalförsörjningsplanerna kommer att bli ett bra verktyg för att få koll på fastighetsdelen. Fastigheterna kommer att vara en stor och viktig fråga.