– Nu ställer vi oss frågan vad vi vill vara för slags församling år 2025, säger Anders Lennartsson.

Exakt hur stort bidrag till pastoratets besparingar som ska komma från Nikolai församling är ännu ovisst. Vad som är visst är att församlingen inte är förskonad – här liksom i många andra församlingar inom Svenska kyrkan kommer tjänster att försvinna. Men tidig och omfattande information har medfört att kostnadsmedvetenheten i församlingen är hög, och det ökar hoppet om att klara neddragningarna med naturliga avgångar.

Församlingsherden Anders Lennartsson, som tidigare varit skyddsombud under många år, har också arbetat målmedvetet med arbetsmiljön. Tät kontakt mellan personal, skyddsombud och chefer är en självklarhet i församlingen, och han involverar nu hela personalen i det förändringsarbete som ska klara besparingsmålet.

– Vi har redan kommit långt i vår församling. Förra året hade vi en budget på 16 miljoner, och utan att vi egentligen har märkt stor skillnad har vi lyckats spara 1,3 miljoner kronor. Men finns det något jag skulle göra annorlunda i dag, så är det att vi från början skulle ställa oss frågan vilken församling vi vill bli med de resurser vi kommer att ha, konstaterar han.

Ett exempel på beslut som kan påverkas av svaret på den frågan är församlingstidningarna: Ha kvar eller lägga ned?

– Vi har mer eller mindre lagt ned alla församlingstidningar som funnits, men vi vet inte om det är bra eller dåligt för den kyrka vi vill vara. Församlingen är viktig, och den kittas ihop av en gemensam information. Kommer vi på att vi vill ha tillbaka tidningarna är det en ganska stor apparat att starta dem igen. Å andra sidan: vill vi att församlingarna kittas ihop i pastoratet kan det vara klokt att lägga ned dem för att i stället göra en gemensam satsning.

Som chef är Anders Lennartsson intresserad av neuroledarskap. Det innebär bland annat att medarbetare får korta mål och täta utvecklingssamtal. Temat för utvecklingssamtalen nu är alltså ”Vilken församling ska vi vara 2020?”. Var tredje vecka diskuterar medarbetarna detta, och sin egen roll i förändringarna, med församlingsherden och arbetsledaren Magdalena Gustafsson.

– Sedan följer vi upp. Vad har vi gjort under de veckor som gått för att komma närmare målen? På det viset utvecklar vi, snarare än att vi drabbas av besparingar. Vi skapar verksamhet.

Församlingsherdens 12 bästa tips i spartider

Strukturen

1 Den grundläggande frågan för oss och alla andra är graden av samarbete. Ska Örebro pastorat vara åtta församlingar i ett gemensamt pastorat, eller ska det vara ett pastorat med åtta åtskilda församlingar? Här avgörs till exempel hur stora möjligheterna blir att samordna schemaläggning, eller att täcka upp för varandra över församlingsgränserna vid sjukdom.

2 Högt i tak i ledningsgruppen är viktig, för den öppenheten sprider sig vidare ut i församlingarna. Det måste vara tillåtet att ”provtänka”.

3 Tydlig uppdelning. Ett generellt problem i Svenska kyrkan är att man ofta blandar ihop förtroendeuppdrag med arbetsledning. Här behöver uppdelningen vara tydlig. Särskilt vid besparingar då medarbetare kan vara oroliga, är det viktigt att respektera den linje som finns och låta arbetsledningen sköta personalfrågorna.

4 Ta alltid oro på allvar. Alla arbetsplatser i Örebro pastorat har fått besök av kyrkoherden, ordföranden för kyrkorådet i Örebro samt presidiet i församlingsråden, förtroendevalda i arbetsutskottet och berörda chefer. Alla anställda ska ha samma bild av vad som händer.

5 Informera ofta och tydligt. Det handlar om att göra medarbetarna delaktiga i en process. Kostnadsmedvetenheten har ökat och det har hjälpt oss att spara.

6 Schemalägg! I Örebro är det bara kyrkoherden som har oreglerad arbetstid. Schemaläggning ger frihet och bättre överblick. När vi vet säkert hur alla arbetar kan vi frigöra resurser. Vi har exempelvis gjort om begravningsschemat vilket frigjort tid. Vi samarbetar nu i tre bokningsgrupper som består av minst två församlingar, samt erbjuder fasta tider med färdiga personalresurser. Med schemaläggning blir det också lättare att säkerställa en bra arbetsmiljö där människor vet när de är lediga och när de arbetar.

7 Gör allt by the book – oavsett det gäller arbetsmiljöarbetet eller samarbetet med de fackliga organisationerna. Det är alltid viktigt, men ännu mer när människor är oroliga att bli uppsagda.

Individen

8 Cheferna behöver ha rätt kunskap och resurser. Fråga er vilken kunskap som behövs i ledningen, och sök de kurser som kan vara till hjälp.

9 Ha täta utvecklingssamtal. Ge alla medarbetare möjlighet att tala om läget, att lufta sin oro. Det är ofta här ryktesspridning kommer upp och blir möjlig att åtgärda. Det är också här som man kan uppmuntra medarbetare att lyfta farhågor med sitt fackombud eller skyddsombud.

10 Fråga medarbetarna hur de vill arbeta och bidra. Frågan ger energi till förändring.

11 Undersök. Ge med jämna mellanrum möjlighet att anonymt berätta om läget i sociala undersökningar. 

12 Skapa kanaler för att ställa frågor till kyrkoherde, församlingsherde och kyrkoråd, och se till att alla frågor besvaras regelbundet. 

Text: Marika Sivertsson

Foto: Lars Rindeskog