Verktyg till ett gränslöst arbetsliv

Det var 2012 som förra boken kom, organisationspsykologerna Anna-Lena och Paul Sundlins Ta din roll på jobbet. Sedan dess har de använt den i föreläsningar och uppdrag med olika personalgrupper. Trots åtta år på nacken har bokens budskap bara blivit mer och mer aktuellt, säger de.

Orsaken stavas paradoxalt nog förändring.

– Förändringstakten i arbetslivet ökar hela tiden. Man löser upp strukturer och gränser. Ju fler sammanhang vi går in och ut i desto oftare behöver vi fundera över vad som är vår roll och kunna växla mellan olika roller, säger Anna-Lena Sundlin.

Vad är mitt sammanhang nu? Vart rör vi oss? Det är frågor som blir allt mer akuta. På många arbetsplatser jobbar man i tillfälliga team och projektgrupper eller med matrisorganisationer där en och samma person ingår i flera grupper parallellt.

– Då måste man vara ännu bättre på att inte bara gå in i en standardroll utan kunna röra sig mellan de olika funktioner som sammanhanget behöver.

Därför har Anna-Lena och Paul Sundlin nu skrivit en uppföljare, Jaget och jobbet, där fokus ligger på den enskilde.

– Dagens föränderliga arbetsliv kräver självkännedom och återhämtningsförmåga. Om vi inte hittar metoder för att värna våra gränser slits vi sönder, säger Anna-Lena Sundlin.

Under åren har de arbetat med uppdrag inom Svenska kyrkan, både på stifts- och församlingsnivå. Liksom andra idéburna sammanhang är kyrkan en miljö där frågor om roller och gränsdragning är särskilt utmanande. Den anställde är ofta besjälad av verksamhetens uppdrag.

Samtidigt är det arbetsmiljöer som ligger i tiden på så sätt att de präglas av fokus på meningsfullhet, trovärdighet och önskan att göra skillnad.

– Tron eller ideologin ligger nära den anställde på ett personligt plan. Baksidan är att det kan bli svårare att skilja roll från person. Man tenderar att ta illa vid sig av förändring och kan få svårt att tänka funktionellt kring hur just jag kan bidra när organisationen byter struktur.

Idéburet eller ej, det som i dag präglar arbetslivet är något som gäller alla – nämligen den pågående pandemin. Corona sätter hela vårt förhållningssätt till förändring på sin spets, säger Anna-Lena Sundlin.

– Förändring innebär att vi ruckas i det vi är vana vid. Nu sker det brutalt och snabbt. Alla de reaktioner som är vanliga blir övertydliga, hur förändring både väcker nyfikenhet och motvilja och därför kan skapa polarisering.

– Coronaläget visar hur stress riskerar att krympa vårt perspektiv. Vi går lätt i försvarsställning och blir karikatyrer av oss själva. Den som vanligtvis är lite orolig blir panikslagen, den som har låt gå-attityd kanske blir nonchalant.

Men coronasituationen visar också hur förändring plötsligt kan gå väldigt smidigt.

– Jag pratade nyligen med en kyrkoherde som med stor självklarhet gått över till utomhusgudstjänster. Många har gått över till digitala gudstjänster. Det visar hur flexibla vi kan vara när vi låter frågan ”Hur ser behoven ut?” stå i centrum. Om vi inte kan göra som vi brukar – hur kan vi tillgodose människors behov utifrån de förutsättningar som finns?

För att vi ska kunna hänga med i förändring måste vi ha goda skäl. Vi behöver förstå varför förändringen är nödvändig och vad som händer om den inte sker. Se till att reda ut det.

Om du känner att du inte fått tillräcklig information – fråga! Att fråga är inte ett tecken på svaghet utan ett sätt att bidra i sin roll. Visst är det chefens ansvar att vara tydlig, men i dagens snabbrörliga processer behöver alla medarbetare hjälpas åt med att mejsla fram svaren på frågorna.

Förändring är ett ord som ofta presenteras med positiv laddning. Men förändring innebär alltid ambivalens. Även när det gäller förändringar som man själv drivit på. Tillåt dig att se och känna det.

Försök lyfta blicken och se på dig själv och andra med förståelse och överseende. Vi blir inte alltid våra bästa jag, i förändring kan de kantiga sidorna komma fram.

Prata med varandra och utforska olika sidor av förändringar. Skapa förståelse för att vi alla känslomässigt kommer att vara på olika plats under processen som väntar.

Är du chef – tänk på att skapa forum för dialog. Ett klassiskt fel man gör som ledare är att skynda på och inte låter medarbetarna bearbeta informationen tillräckligt. Var och en behöver få tid att förstå att något nytt är på gång och verkligen begripa vad det innebär konkret. Det är nödvändigt för att alla ska kunna vara med på tåget och ta aktiv del i förändringsprocessen.

Som chef kanske man inte heller vill höra invändningar. 

Det är ett stort misstag. Det är viktigt att få lufta för- och nackdelar tillsammans. Bara genom att man sätter ord på känslorna händer något.

Även i förändringsprocesser är det lätt att bara utgå ifrån att man gör som man alltid gjort.

För att kunna förändra sin roll behöver man få en tydlig uppfattning av vad som är annorlunda i det nya sammanhanget: Skapa dig en bild av den större kartan. Hur ser terrängen ut, var är vi nu? Var är behoven och uppdraget? Och vad innebär det för min roll? Vad ska jag bidra med? 

Här har arbetsgivaren och chefen en viktig uppgift att hjälpa till genom att så långt som möjligt konkretisera nya mål, uppdrag och roller.

Att kliva in i den nya rollen kan gå smidigare än du tänkt. Men det kan också ta emot. Fundera över varför. Vem blir du i det nya och varför känns det inte bra? Är det bara ovant, eller handlar det om något annat?

Den som brister i självkännedom blir lätt självrättfärdig: ”Det är klart man ska göra på det här sättet, det ser väl alla.”

Genom att se på dig själv med distans ökar du också möjligheterna att förhålla dig utforskande och nyfiket till förändring. Då blir du också varse när du går i baklås och fastnar i att försvara din egen position.

Fundera över dina egna spontana handlingsmönster. Är du tystlåten, utåtriktad, otålig, eftertänksam?

Identifiera de omständigheter då du brukar komma bäst till din rätt. Och tvärtom – fundera över om det finns någon typ av låst situation du ofta hamnar i med andra. Vad kan du göra annorlunda för att undvika det?

Reflektera över vad dina egenskaper, både tillgångarna och bristerna, innebär i din nya roll. Vilka krav har du lätt för att leva upp till? Vad behöver du anstränga dig för att kunna uppfylla?

Förändring bygger stress. För att kunna hantera och bearbeta alla känslor är det viktigt att skapa balans och tid för återhämtning.

I en tid av pandemi rör oron inte bara den egna arbetsplatsen, utan även ekonomiska och existentiella aspekter. Ransonera informationsintaget, den som tittar mycket på nyhetssändningar blir lätt känslomässigt utmattad.

Bestäm hur mycket av din fria tid som du ska lägga på nyhetskonsumtion per dag, och hur mycket du ska ägna dig åt återhämtning och fokus på något helt annat. Det gäller även om förändringen är rent arbetsplatsorienterad.

Gräv inte ner dig i oron för hur det ska bli på jobbet, utan skingra tankarna med en blandning av vila och aktivitet.