Gör det svåra samtalet enklare

Motverka missförstånd och konflikter.

Och gör det lättare att ta tag i dem när de oundvikligen dyker upp.

Här berättar ledarskapskonsulten Ann Lagerström om hur du gör innan, under och efter problem dyker upp i arbetslaget.

Den grundläggande kommunikationen bör förstås befästas på ett tidigt stadium, innan en konflikt dyker upp. När personen anställs, eller när du som chef tar över efter en annan chef, behöver du gå igenom med personalen vad som förväntas av dem och vad de förväntar sig av dig.

Arbetsuppgifterna och arbetsgången måste klargöras, och kompassriktningen för den långsiktiga planen tas ut. Allt för att förebygga framtida missförstånd, och skapa ramar och rum för kreativitet.

Men det där första viktiga samtalet äger alltför ofta inte rum – så glöm inte bort det.

”Hård kärlek” är ett sätt att beskriva ett kärleksfullt ledarskap med tydligt gränssättande. En kombination där ramarna är tydliga, men kreativiteten inom dem bejakas

Förr eller senare händer det. Något fungerar inte längre på arbetsplatsen.

Petter fullföljer inte sina arbetsuppgifter och tar sig friheter som inte kan accepteras. Märta känner sig kränkt av en kollega och Linda kommer ständigt för sent.

Scenarierna kan vara många och ha varierande allvarsgrad, men gemensamt är att det kommer en gräns där chefen måste agera.

– Det första du som chef måste göra är att ta ett steg tillbaka och fundera på vad du själv har gjort för att den här medarbetaren ska kunna veta vad som gäller på jobbet, säger Ann Lagerström.

Att då bara stiga in och ta upp problemet utan att ha lagt någon grund för dialog – det är att bädda för att det ”svåra samtalet” kan bli riktigt svårt. Gör man det dessutom i affekt kan resultatet bli katastrofalt.

– Kan du som chef i stället blicka tillbaka på en överenskommelse och säga – ”minns du det vi pratade om i höstas?” – då finns helt andra förutsättningar till ett fungerande samtal.

✔ Om du inte måste – ta inte det svåra samtalet när du är i affekt. Vänta lite om det inte är akut.

✔ Ta ett steg tillbaka och fråga dig själv: Har jag själv varit tydlig från början med vad som gäller?

Det finns stor risk att det där samtalet, när det till slut måste tas, enbart kommer att handla om åsikter.

Ordval är oerhört viktigt, menar Ann Lagerström. Att använda värderingsord och beskriva en person som slö eller nonchalant stänger effektivt dörren till dialog.

– Det är helt normalt att våra fysiologiska försvarsmekanismer går igång när vi utsätts för anklagelser. Då slår dörren igen och det kan bli väldigt svårt att öppna den igen, säger hon.

– Och ditt mål med samtalet kan inte vara att sätta dit den andra personen, utan att få till en dialog. Målet måste alltid vara någon typ av kärlek.

✔ Använd inte värderingsord. Säger du att personen mittemot är lat, nonchalant, otrevlig – så blir det ingen dialog. Säg inte ”vi måste prata om att du alltid kommer för sent”, var saklig och säg hellre ”jag har märkt att du kommer klockan fem över nio istället för nio, när mötet börjar.”

✔ Fråga vad medarbetaren tänker om saken, inte vad han eller hon tycker eller känner.

✔ Var beredd på en reaktion från den andra parten, det är helt normalt. Låt reaktionen sätta sig innan du frågar om det är okej att fortsätta.

✔ Förhåll dig professionell även under känslomässiga reaktioner. Trösta inte en medarbetare som börjar gråta under samtalet, men låt honom eller henne gråta ut.

✔ Förbered dig och var tydlig med vad ni ska prata om. Bestäm innan vilka gränser som inte går att rucka på, om det är en fråga som kan vara förhandlingsbar.

Försök att komma fram till en lösning på problemet och ta ett beslut om hur ni ska gå vidare. Om ni inte når så långt – bestäm att ni ska träffas igen. Men låt det inte vänta för länge.