Pandemin lärde oss värdesätta tiden – konsten att ha effektiva möten

– Att delta i möten är en färdighet som vi behöver träna på, ­säger Ing-Marie Rundwall.

När arbetsgivare och föreningar börjar kalla till fysiska möten igen finns det utrymme för förbättringar på många sätt.

– Det jag förbereder just nu är ett innovationsmöte, ett planeringsmöte, ett rätt stort besluts­möte och ett projektmöte, ­säger Ing-Marie Rundwall. På ­några av dem är det jag som inleder. Jag lägger upp dem på lite olika sätt. Inför flera skickar jag ut frågor och förberedelsematerial, men inför ett av dem skickar jag med en liten film som jag har spelat in.

Att redogöra för sin almanackas innehåll är inte det första Ing-Marie Rundwall gör när hon ska berätta om sitt arbete, men eftersom hon just har poängterat hur viktigt det är att veta vilken sorts möte som behövs i ett visst sammanhang behövs det några ­exempel.

– Och i innovationsmötet har jag planerat en promenad, säger hon.

En anställning som pedagog i en församling i Svenska kyrkan var en av Ing-Marie Rundwalls första erfarenheter av arbetslivet. Sedan haft hon haft chefstjänster i kommunala verksamheter, och nu har hon ett eget företag som konsult. I alla sammanhangen har möten varit en viktig del av arbetet, och nyligen har hennes bok Att leda möten till effekt kommit ut (Verbum, 2022).

Hur vi kan göra de fysiska mötena bättre nu när de återupptas efter två år med olika digitala lösningar är naturligtvis en fråga, men Ing-Marie Rundwall föreslår en annan utgångspunkt:

– Jag vill tala om hur vi kan förbättra möten överhuvudtaget. Alla har vi väl erfarenheter av att ha ”suttit av” möten i olika sammanhang? Vi brukar också säga att det är bra om den ­eller den ”sitter med”, och ibland när vi har haft ett möte som blev misslyckat säger vi att det ändå var bra att ses – det är ju en efterkonstruktion. Men det finns små saker som vi kan förändra och som kan göra stor skillnad.

Ing-Marie Rundwall rekommenderar alla som har ansvar för möten att tänka på formen: vilket slags möte är det som behövs?

– Som mötesdeltagare kan man göra mycket, och det viktigaste är att vara engagerad under mötet och att efter mötet veta vad som ska hända och vem som ska göra vad. Att delta i möten är en färdighet vi behöver träna på. Men det krävs mest av mötes­ledaren. En uppgift är att klargöra förväntningarna: varför är vi här i dag, och varför är det just vi som är här? Vad är det som förväntas av oss som är med?

I den svenska mötestraditionen ansvarar mötesledaren för agendan och tidsåtgången, fördelar ordet och leder gruppen.

– Och om det händer oväntade saker under mötet måste mötesledaren synliggöra dem och sätta ord på var vi befinner oss nu, ­säger Ing-Marie Rundwall.

Det finns en mötesform som Ing-Marie Rundwall vill varna för: det fysiska möte som med kort varsel förvandlas till ett hybridmöte.

– Hybridmöten är verkligen en utmaning – alla ska se och höra alla och delta i samtalet på lika villkor.

Ändå upplever många att det här mellantinget har blivit vanligare. Där man tidigare antingen var med på ett möte eller hade förhinder, har pandemin och alla de olika digitala lösningarna gjort att det nu är lätt att tänka att det går att lösa någons närvaro genom att den personen är med på distans. Men risken är att hela mötet i stället blir sämre, menar Ing-marie Rundwall.

– Nu kan det bli så att vi planerar för ett fysiskt möte, och så vill någon vara med på länk. Men det är två helt olika mötesformer. Som mötesledare måste man kunna förutsätta att alla som är med verkligen deltar i mötet. Finns det inte tid att lägga om planeringen får man helt enkelt säga nej.

Finns det i de två senaste årens erfarenheter något att ta vara på?

– Jag tror att pandemin har gjort oss medvetna om att vi måste ta vara på den tid vi har tillsammans på arbetsplatsen. Redan före pandemin hade vi fastnat i en form där allt blev till sammanträden. Våra halvdåliga möten blev ännu sämre i digital form. Nu kanske vi värdesätter gemensam tid på ett annat sätt.