Nyvald del 3: Mötesproffsens bästa tips

– Du måste visa intresse för det du är satt att leda också, tillägger Britt Carlsson, vice ordförande i Krokoms pastorats kyrkoråd och ordförande i kommunrevisionen i Krokom. Engagemang är oerhört viktigt.

När det är dags att skriva om sammanträdesteknik så tar Kyrkans Tidning kontakt med tre sammanträdesproffs för att få de bästa råden.

Förutom ovan nämnda Britt Carlsson i Krokom, har vi pratat med:

Meg Tivéus, som suttit i styrelser för Cloetta, vårdföretaget Frösunda, Billerud med flera och varit vd för bland annat Svenska spel

Håkan E Wilhelmsson, tidigare domprost i Lund, nu vikarierande kyrkoherde i Malmö pastorat och författare till bland annat böckerna Sammanträdesteknik och Förtroendevald, från A till Ö.

Att ordförande i ett kyrkoråd har en viktig roll framgår tydligt i intervjuerna.

– Ordförande ska vara väl förberedd, ha koll på vilka ärenden som ska upp och att bra beslutsunderlag skickas ut, säger Britt Carlsson.

– Han eller hon ska se till så att alla ledamöter känner sig viktiga, delaktiga och välkomna, betonar Håkan E Wilhelmsson. Det är en riktig utmaning.

Wilhelmsson föreslår att alla ledamöter vid det första sammanträdet med det nya kyrkorådet presenterar sig ordentligt.

– Låt alla berätta vilket yrke de har, vilka kunskaper de har ut-över yrkeslivets, förväntningar på och erfarenheter av uppdraget.

Håkan E Wilhelmsson tycker att sammanträdeslokalen och ledamöternas placering är av vikt. Wilhelmsson föreslår att ledamöterna placerar sig efter olika kriterier så att man lär känna ledamöterna utanför den egna nomineringsgruppen.

Britt Carlsson vurmar för fri sittning. Ledamöterna ska känna sig trygga med sina grannar vid mötesbordet. Däremot, påpekar hon, är det viktigt att ingen hamnar bakom någon annans rygg.

Ledamöterna ska också förbereda sig noga inför varje sammanträde. Att sprätta upp kuvertet med handlingarna när mötet börjar är inte populärt.

– Som ledamot ska man läsa handlingarna ordentligt. Om jag inte har fått tillräckligt bra underlag så brukar jag påpeka det, säger Meg Tivéus.

– Kyrkorådet måste få tillräckligt med underlag för att känna sig trygga att fatta beslut, påpekar också Britt Carlsson. Inga ärenden ska tas upp och fattas beslut om vid sittande bord.

Håkan E Wilhelmsson håller med. Han tycker till och med att man kan ”sova på saken”. Under ett tvådagars sammanträde så kan man diskutera ärendena den ena dagen och klubba besluten den andra. På samma sätt kan man ta upp och prata om ett ärende vid det ena sammanträdet och ta beslut på nästa möte.

Under själva sammanträdet beter sig ledamöter lite som de gör på jobbet eller vid middagsbordet. En del gillar att prata, andra är mer tysta och försynta i större sammanhang.

– Ordförande bör uppmuntra dem som är tysta, tycker Meg Tivéus. Ser man att en del är blyga så gäller det att ”spela” in dem.

På samma sätt bör ordförande tona ner den pratglade, menar hon. Meg Tivéus tar gärna en lunch med ledamöterna i den styrelse där hon är ordförande och pratar enskilt om eventuella problem.

– Jag korrigerar i enrum, men berömmer i plenum.

Britt Carlsson berättar att man i Krokom skickar runt en mikrofon vid sammanträdesbordet, för att alla ska höra bra. På så sätt blir det också naturligt att uttala sin åsikt när man får mikrofonen i sin hand. Och Håkan E Wilhelmsson tycker att man kan fråga ledamöter om deras åsikt, också de som inte begärt ordet.

– Som ordförande ska man vara vänlig och tydlig, ledamöterna ska känna sig bekväma och våga säga vad de tycker.

Han propagerar också för att man vid varje sammanträdes slut utvärderar mötet.

– Ta upp samtalsklimatet, fråga om ledamöterna fick sagt det de ville och fick de tillräcklig information för beslut.

Om man som nyvald ledamot inte förstår, vad ska man göra?

– Våga fråga, säger Meg Tivéus. Det gör jag. Om jag inte förstår så är det säkert tio till som inte fattar.

– Gå en kurs, säger Håkan E Wilhelmsson. I Malmö pastorat har vi nyss haft en två dagar lång djupdykning för förtroendevalda, ny-och omvalda, vad gäller kyrkans organisation.

– Åk på utbildning, håller Britt Carlsson med om. Vi försöker att åka hela kyrkorådet på de utbildningar som stiftet har.

Det är den Gyllene regeln som gäller i kontakten med övriga ledamöter i kyrkorådet.

– Lyssna och ta hänsyn till varandra, säger Britt Carlsson. Vi avbryter alltid för fika och en stunds social samvaro. Ledamöterna ska se våra möten som viktiga och trevliga att gå på.

– Vårt kyrkoråd har jobbat mycket med rollfördelningen, tillägger hon. Kyrkorådet ska styra församlingens arbete men kyrkoherden ska leda verksamheten.

– Det är viktigt att respektera varandras åsikter, säger Håkan E Wilhelmsson. Ärliga, respektfulla samtal leder till vettiga beslut.

– Det viktigaste är att ta uppdraget på allvar, fortsätter han. Som ledamot är man vald med förtroende och man har lovat att ställa upp. Därför bör man gå på sammanträden och vara väl förberedd och respektera andras åsikter.

– Bara för att man har olika åsikter så är man inte fiender, säger Meg Tivéus. Gräla aldrig under sammanträdet, ta det i enrum.

4 svarar: Ditt bästa tips för ett bra sammanträde? Vilka är fallgroparna?

Karin Perers, ordförande kyrkomötet

– Kom påläst och motiverad, se dina kolleger, lyssna, medverka till dialog.

– Om du är ordförande, tag ansvar för dagordning och fokus i samtalen. Inför viktiga vägval, sänd ordet runt så att alla säger sitt. De som sällan begär ordet kan ha mycket att säga. Ha glimten i ögat 

Claes Block, ordförande kyrkorådet Malmö pastorat

– Den som leder ett sammanträde ska fördela ordet och sedan sammanfatta och lägga förslag att besluta om, men inte vara med så mycket i debatten själv. Ordföranden ska också se till att ledamöterna håller sig till ämnet.

–Det är viktigt att ordföranden har lite pondus och inte velar och inte kan ta tag i sammanträdet. Om man inte är van kan man gå utbildning, så att man får struktur på sammanträdet och visar vem som styr mötet.

Amanda Carlshamre, tidigare förbundsordförande Svenska kyrkans unga

– Kom förberedd och påläst till sammanträdet! Du måste veta hur du påverkar, du måste alltså kunna demokratiska strukturer och former och läsa in dig på tidigare beslut. Du måste veta vad du kan påverka – alltså ha läst handlingarna!

– Du ska undvika upprepningar: Lyssna på vad dina kamrater säger och nöj dig med att din åsikt blivit sagd tidigare. Håll diskussionen saklig för debattens skull. Det ideologiska samtalet är viktigt men personliga anekdoter lämpar sig bättre i kaffepausen.