Proffsens 8 tips för ett bra sammanträde

Ta uppdraget på allvar! Som ledamot i till exempel kyrkorådet är man vald med förtroende och man har lovat att ställa upp. Var stolt över ditt uppdrag och ta ansvar!

Kom förberedd och påläst! Att sprätta upp kuvertet med handlingarna när mötet börjar är inte populärt. Som ledamot ska man läsa handlingarna ordentligt. Den som inte fått tillräckligt bra underlag bör påpeka detta. Förstår man inte är det viktigt att våga fråga.  Det finns också många kurser och utbildningar att gå för förtroendevalda som behöver fördjupa sig inom något område.

Den som leder ett sammanträde ska fördela ordet och sedan sammanfatta och lägga förslag att besluta om. Ordföranden ska vara väl förberedd, ha koll på vilka ärenden som ska upp och att bra beslutsunderlag skickas ut. Dessutom är det ordförandens uppgift att se till att alla ledamöter känner sig viktiga, delaktiga och välkomna.

Som ordförande ska man vara vänlig och tydlig, ledamöterna måste våga säga vad de tycker. Ordföranden kan gärna ta en lunch med ledamöterna och prata enskilt om eventuella problem. Korrigera i enrum, men berömma i plenum.

Om man inte är van kan man gå utbildning, så att man får struktur på sammanträdet och visar vem som styr mötet.

Under första sammanträdet är det viktigt att nya kyrkorådet presenterar sig ordentligt.  Låt alla berätta vilket yrke de har, vilka kunskaper de har ut-över yrkeslivets, förväntningar på och erfarenheter av uppdraget.

Fri sittning är en vanlig variant, så att alla känner sig trygga med sina bordsgrannar under mötet. Men en placering som gör att fler lär känna varandra, utanför den egna nomineringsgruppen, kan också vara en god idé. Viktigast är att ingen placeras bakom någon annans rygg.

Ordförande har ansvar för dagordning och fokus i samtalen, men ska inte vara med så mycket i debatten själv.

En del ledamöter gillar att prata, andra är mer tysta och försynta i större sammanhang. Ordförande bör uppmuntra dem som är tysta, kanske genom att fråga ledamöterna om deras åsikt, även om de inte begärt ordet.  På samma sätt måste ordföranden tona ner de pratglada.

Ett tips kan vara att skicka runt ett mikrofon vid sammanträdesbordet, för att alla ska höra och höras bra. På så sätt blir det också naturligt att uttala sin åsikt när man får mikrofonen i sin hand.

Gyllene regeln är den som gäller i kontakten med andra ledamöter. Lyssna och ta hänsyn till varandra. Undvik upprepningar. Nöj dig med att din åsikt blivit sagd tidigare.

Avbryt gärna mötet för en stunds social samvaro, till exempel fika. 

Håll diskussionen saklig för debattens skull. Det ideologiska samtalet är viktigt men personliga anekdoter lämpar sig bättre i kaffepausen. 

Bara för att man har olika åsikter så är man inte fiender. Gräla aldrig under sammanträdet, ta det i enrum.

Inga ärenden ska tas upp och fattas beslut om vid sittande bord. En god idé kan vara att ”sova på saken”:  Under ett tvådagars sammanträde så kan man diskutera ärendena den ena dagen och klubba besluten den andra. På samma sätt kan man ta upp och prata om ett ärende vid det ena sammanträdet och ta beslut på nästa möte.

Ordföranden bör ta initiativ till att utvärdera mötet vid varje sammanträdes slut. Ta upp samtalsklimatet, fråga om ledamöterna fick sagt det de ville och om de fick tillräcklig information för beslut.